Preboardingový balík pro udržení nováčků 📦

Preboarding: Jak správně nastartovat nového zaměstnance ještě před prvním dnem

Většina firem věnuje onboardingovému procesu velkou pozornost, ale co se děje ještě před tím, než nováček nastoupí? Tady přichází na scénu preboarding (nebo také preonboarding) – často opomíjená, ale nesmírně důležitá fáze onboardingu nového zaměstnance. Dobře nastavený preboarding proces pomáhá zmírnit stres z nástupu a připravuje půdu pro úspěšný start.

Proč je preboarding důležitý?

Představte si, že přijmete nového kolegu, podepíšete smlouvu a pak… ticho. Žádné informace, žádný kontakt. Nováček začne pochybovat, zda udělal správné rozhodnutí, a jeho nadšení opadne. Preboarding tento problém řeší a přináší hned několik výhod:

• Snižuje nejistotu a stres – Nový zaměstnanec ví, co ho čeká, a cítí se jistější.
• Zlepšuje efektivitu onboardingu – Zaměstnanec přichází lépe připravený.
• Posiluje vnímání firemní kultury – Umožňuje nováčkovi se s ní seznámit dopředu díky základním informacím.
• Je klíčovou součástí přechodu z candidate experience do employee experience – Ovlivňuje, jak zaměstnanec vnímá firmu od prvního kontaktu až po svůj pracovní start.

Co by měl preboarding zahrnovat?

• Dohodněte se v týmu, kdo bude za nováčka zodpovídat – Nejen v HR, ale také kdo bude jeho „buddy“ a bude se mu věnovat v prvních měsících nebo týdnech.
• Vytvořte si checklist – Aby se na nic nezapomnělo, doporučujeme si vytvořit checklist s klíčovými úkoly a termíny. Pomůže to zajistit, že všechny důležité kroky preboardingu budou splněny včas a novému zaměstnanci nebude chybět žádná důležitá informace.
  • Template může být v Excelu, Asaně, jiném nástroji nebo v HR systému.
  • Přiřaďte jednotlivé úlohy k zodpovědným osobám – HR, buddy, IT a další.
  • Určete deadliny – Úkoly by měly být hotové před nástupem zaměstnance.
  • Připravte konkrétní onboardingový plán od prvního dne – Spolu s buddym jej naplánujte předem.
  • Plán prvního dne – Nováčkovi ho ideálně pošlete alespoň týden předem.

• Aktivní komunikace ze strany HR – Dávejte pravidelné informace nováčkovi o tom, co ho bude čekat před nástupem nebo v první den v nové práci. Klidně si vytvořte templates, které budete posílat, a usnadněte si práci.
• Zašlete uvítací e-mail pro nováčka s informacemi o prvním dni, harmonogramu onboardingu a třeba i kontakty na klíčové lidi.
• Přístup k důležitým informacím – Poskytněte novému zaměstnanci materiály, které mu usnadní první týdny – firemní příručka, organizační struktura, popis firemní kultury, často kladené otázky. Může to být i krátké video od týmu nebo zakladatele.
• Administrativa předem – Podepisování dokumentů a vyřizování formalit zabere spoustu času, který by jinak šel věnovat smysluplnějším aktivitám během prvních dní. Pokud je to možné, vyřešte administrativu online před nástupem (minimálně můžete poslat koncept smlouvy a jiné důležité dokumenty).
• Technická příprava – Nic není horší než první den bez přístupu k e-mailu nebo firemním systémům. Ujistěte se, že zaměstnanec bude mít včas připravené přihlašovací údaje, notebook nebo pracovní pomůcky.

Jak si HR může nastavit a automatizovat preboarding?

Aby preboarding fungoval hladce a efektivně, je vhodné ho co nejvíce automatizovat.

• Použití HR softwaru – Moderní HR systémy umožňují automatizované odesílání uvítacích e-mailů, digitální podpis dokumentů a řízení přístupů. Díky tomu lze snadno předem připravit kompletní balíček informací pro nového zaměstnance.
• Onboarding portály – Vytvoření interního portálu, kde noví zaměstnanci najdou všechny důležité informace, často kladené otázky a možnost komunikace s HR.
• Automatické připomínky a úkoly – Systémy pro správu úkolů mohou HR i manažerům připomínat důležité kroky preboardingu a zajistit, že žádný důležitý detail nebude opomenut.
• Interaktivní komunikace – Chatboti nebo jiné platformy mohou novému zaměstnanci postupně poskytovat informace a odpovídat na běžné dotazy. Díky tomu je preboarding plynulejší a méně náročný na čas.
• Standardizované procesy – Vytvoření checklistů a šablon pro komunikaci usnadní celý proces a zajistí, že všechny kroky budou splněny včas.

Závěr

Preboarding je klíčovou součástí skvělé zaměstnanecké zkušenosti. Pomáhá novým kolegům cítit se vítaní a připravení ještě před prvním dnem. Investice do této fáze se firmě bohatě vrátí v podobě rychlejší adaptace a vyšší motivace. Díky digitalizaci a automatizaci může být preboarding jednoduchý, efektivní a přizpůsobený potřebám firmy i zaměstnanců.